VOUS AVEZ DES QUESTIONS.
Nous avons les réponses.

Participer à une réunion, un webinaire ou une formation
Q :
Comment puis-je me joindre à une réunion, un webinaire ou une formation depuis mon ordinateur Mac ou PC ?

Rejoindre une réunion est facile et ne prend que quelques secondes :

Cliquez simplement sur le lien de votre invitation. Vous accéderez immédiatement à votre session. Pensez à vous inscrire au préalable si vous participez à un webinaire ou à une formation (Le lien pour l'inscription se trouve dans l'e-mail de l'invitation).

Si vous n'avez pas accès au lien mais que vous connaissez l'identifiant de la session :
Pour une réunion, accédez à www.joingotomeeting.com.
Pour un webinaire, accédez à www.joinwebinar.com.
Pour une formation, accédez à www.jointraining.com.

Inscrivez ou copiez-collez alors l'identifiant fourni par l'organisateur. Cliquez sur Oui ou Toujours (ou Faire confiance sur un Mac) si vous êtes invité à accepter le téléchargement. Vous accéderez à la session.

Q :
Comment puis-je me joindre à une réunion, un webinaire ou une formation depuis un périphérique mobile ?

Très simplement !

Tout d'abord, téléchargez l'appli GoToMeeting gratuite depuis l'App Store, Google Play ou le Windows Store. Ne vous inquiétez pas, l'application fonctionne pour GoToMeeting, GoToWebinar et GoToTraining.

Une fois l'application installée, il suffit de procéder comme sur un ordinateur. Cliquez simplement sur le lien de votre e-mail d'invitation ou ouvrez l'application et saisissez l'identifiant de session.

Q :
Ai-je besoin d'un compte GoToMeeting, GoToWebinar ou GoToTraining pour participer à une session ?

Absolument pas. Nous souhaitons que tout le monde puisse participer.

Q :
Quelle est la configuration minimale requise pour participer à une session GoToMeeting, GoToWebinar ou GoToTraining ?

Sur un PC :

· Internet Explorer 9, Mozilla Firefox 34, Google Chrome 39 (JavaScript activé) ou la dernière version de l'un de ces navigateurs

· Windows XP, Windows Server 2008 ou version plus récente

· Connexion Internet par modem, ADSL ou câble (1 Kb/s ou plus)

· UC 2,4 GHz double-cœur ou supérieur avec 2 Go de mémoire RAM

Sur un Mac :

· Safari 6, Firefox 34, Google Chrome 39 (JavaScript activé) ou la dernière version de l'un de ces navigateurs

· Mac OS X 10.8 - Mountain Lion ou une version plus récente

· Connexion Internet par modem, ADSL ou câble (1 Kb/s ou plus)

· Processeur Intel (2 Go de RAM ou plus)

· Participants souhaitant se connecter au service audio via VoIP avec un microphone et des haut-parleurs. (Un casque USB est recommandé).

Sur un terminal mobile iPad, iPhone, Android ou Windows :

· Applications GoToMeeting, GoToWebinar et GoToTraining disponibles gratuitement sur l'App Store, Google Play et Windows Store

· Connexion WiFi recommandée pour le service audio VoIP

Q :
Puis-je afficher une session en format plein écran ?

Oui. En haut du panneau de contrôle, cliquez sur le bouton Afficher menu et choisissez l'option Plein écran. Ou, sur l'onglet qui se trouve sur le côté du panneau de contrôle, vous pouvez cliquer sur le bouton Affichage pour basculer entre l'affichage fenêtre et l'affichage plein écran. Pour une explication illustrée, consultez la rubrique Aide utilisateur.

Configuration système requise et achats
Q :
Quelle est la configuration système requise pour GoToMeeting, GoToWebinar et GoToTraining ?

Pour organiser une réunion en ligne, un webinaire ou une session de formation ou pour y participer, la configuration suivante est requise :

Pour les participants utilisant un PC :

· Internet Explorer 9, Mozilla Firefox 34, Google Chrome 39 (JavaScript activé) ou la dernière version de l'un de ces navigateurs

· Windows XP, Windows 2008 Server ou version plus récente

· Connexion Internet par modem, ADSL, câble ou catégorie supérieure

· UC 2,4 GHz dual-core ou supérieur avec 2 Go de mémoire RAM (recommandé)

Pour les participants utilisant un Mac :

· Safari 6, Firefox 34, Google Chrome 39 (JavaScript activé) ou la dernière version de l'un de ces navigateurs

· Mac OS X 10.8 - Mountain Lion ou une version plus récente

· Processeur Intel (2 Go de RAM ou plus recommandé)

· Connexion Internet par modem, ADSL, câble ou catégorie supérieure

Les participants souhaitant se connecter au service audio via VoIP doivent disposer d'un microphone et de haut-parleurs. (Un casque USB est recommandé).

 

Pour les participants disposant de l'application GoToMeeting, GoToWebinar ou GoToTraining pour des supports iPad, iPhone, Android ou Windows mobile :

· Applications GoToMeeting, GoToWebinar et GoToTraining disponibles gratuitement sur l'App Store, Google Play et Windows Store

· Connexion WiFi recommandée pour le service audio VoIP

Pour enregistrer une réunion, un webinaire ou une session de formation, la configuration suivante est requise :

· MRésolution d'écran minimum de 800 x 600 Super VGA (1024 x 768 ou plus recommandée)

· 1 Go d'espace disque (recommandé)

· Microphone et haut-parleurs (s'ils sont utilisés pour les fonctions audio)

· Carte son (si vous utilisez le microphone de votre ordinateur et les haut-parleurs pour les fonctions audio)

· Dispositif de fixation du télépone (si vous utilisez un téléphone pour les conférences audio).

*Les vidéos HDFaces ne seront pas enregistrées.

Q :
Quelle sont les différences entre GoToMeeting, GoToWebinar et GoToTraining ?

Bien que tous les produits offrent les mêmes fonctionnalités puissantes de partage d'écran en ligne et la même facilité d'utilisation, ils se distinguent par des différences importantes :

GoToMeeting : organisez facilement un nombre illimité de présentations, démonstrations, réunions et sessions de brainstorming illimitées en ligne. Essayez-le gratuitement.

GoToWebinar : organisez un nombre illimité d’événements en ligne pouvant accueillir jusqu'à 1 000 participants, ce qui confère à vos messages de marketing et de communication une portée internationale immédiate. Essayez-le gratuitement.

GoToTraining : formez jusqu'à 200 étudiants n'importe où sans les coûts et déplacements associés aux salles de classe physiques. GoToTraining est fourni avec une bibliothèque de contenu, de tests et même un module de traitement des paiements. Essayez-le gratuitement.

Pour de plus amples informations, consultez notre Comparatif produits.

Q :
En quoi GoToMeeting, GoToWebinar et GoToTraining sont-ils différents de leurs concurrents ?

Nos produits sont conçus pour vous aider à entrer en contact avec des personnes, quelle que soit la distance entre vous, de la manière la plus simple qui soit.

 

· Plus facile à utiliser : grâce à une conception simple et intuitive, les réunions en ligne, les webinaires et les formations peuvent être organisés sans recourir à des consultants coûteux. De plus, ils facilitent l'accès des personnes qui participent pour la première fois.

· Tarif forfaitaire : une utilisation illimitée pour des conférences en ligne, conférences téléphoniques/VoIP et conférences vidéo HD en fait les solutions les plus rentables du marché.

· Sécurité et fiabilité professionnelles : chiffrement véritable de bout en bout et inscription protégée par mot de passe pour les webinaires et les sessions de formation.

· Déploiement plus rapide : les solutions les plus rapides à déployer et à gérer.

· Meilleure productivité : pour des raisons de confort et de simplicité, vous verrez une part grandissante des membres de votre entreprise utiliser ces outils de plus en plus fréquemment, ce qui aura pour effet une augmentation de la productivité, une diminution des coûts et de nouvelles perspectives de chiffre d'affaires.

Q :
Puis-je organiser ou participer à une réunion, un webinaire ou une session de formation depuis un Mac ?

Bien sûr, tant que votre Mac dispose de la configuration système suivante :

· Safari 3.0, Firefox 4.0, Google Chrome 5.0 (JavaScript activé) ou la dernière version de l'un de ces navigateurs

· Mac OS X 10.6 - Snow Leopard ou plus récent

· Processeur Intel (1 Go de RAM ou plus recommandé)

· Connexion Internet par modem, ADSL, câble ou catégorie supérieure


Q :
Puis-je utiliser GoToMeeting, GoToWebinar ou GoToTraining sur un terminal mobile ?

Les détenteurs d'un compte GoToMeeting peuvent utiliser notre appli gratuite pour lancer une réunion planifiée ou non depuis un terminal mobile iPhone, iPad, Android ou Windows et présenter du contenu via un iPad.

Tout le monde peut utiliser nos applications gratuites pour participer directement à des réunions, des webinaires ou des sessions de formation depuis leur terminal mobile iPad, iPhone, Android ou Windows.

 

Cependant, vous ne pouvez pas lancer de sessions GoToWebinar ou GoToTraining depuis l'appli GoToMeeting.

 

Téléchargez gratuitement les applications sur l'App Store, Google Play ou le Windows Mobile Store.

Q :
Comment acheter GoToMeeting, GoToWebinar ou GoToTraining ?

Vous pouvez acheter GoToMeeting, GoToWebinar ou GoToTraining, ou vous inscrire pour effectuer un essai gratuit en ligne. Cliquez sur le lien correct ci-dessous :

 

Essayer GoToMeeting       Acheter GoToMeeting

Essayer GoToWebinar        Acheter GoToWebinar

Essayer GoToTraining        Acheter GoToTraining

 

Notez que GoToWebinar et GoToTraining permettent d'utiliser GoToMeeting sans frais supplémentaires.

 

Une fois l'achat effectué, vous pouvez modifier votre forfait pour passer par exemple des paiements mensuels aux paiements annuels ou changer de produit à tout moment. Pour cela, connectez-vous à votre compte, cliquez sur Mon compte dans la barre de navigation à gauche, puis sur Choix de forfaits.

Q :
Puis-je acheter les trois produits en même temps ?

Oui. Si vous souhaitez organiser des réunions, des webinaires et des formations en ligne, vous pouvez acheter les trois produits sous la forme d'une seule offre.

 

En premier lieu, vous devez essayer ou acheter l'un des produits. Une fois que vous disposez d'un compte, ouvrez une session et cliquez sur Mon compte dans la barre de navigation en haut, puis sélectionnez Changer de forfait ou S’abonner après la période d’évaluation. Vous pourrez alors opter pour le portefeuille de collaboration qui vous donne accès aux trois produits : GoToWebinar, GoToTraining et GoToMeeting.

 

Vous pouvez également contacter les ventes pour l'achat d'un compte multi-utilisateurs. Vous pouvez équiper les utilisateurs de n'importe quelle combinaison de GoToMeeting, GoToWebinar ou GoToTraining, y compris les trois produits en même temps.

Q :
La fonction audio intégrée est-elle payante ?

GoToMeeting, GoToWebinar et GoToTraining comprennent des fonctions audio illimitées sans coût supplémentaire pour vous. Choisissez entre les options proposées de VoIP et de conférence téléphonique par numéro payant. Vous pouvez également choisir de fournir vos propres choix audio.

 

Si vous souhaitez offrir à vos participants l'option d'un numéro de téléphone gratuit, vous pouvez acheter le service d'appel gratuit OpenVoice Integrated qui propose un numéro gratuit dans plus de 50 pays. Appelez-nous au 0800 77808 pour toute commande ou question.

 

Nos options audio intégrées fournissent un numéro de téléphone et un ID de réunion qui peuvent être composés par l'ensemble des participants à la réunion. Si vous choisissez un numéro de téléphone payant, les participants sont facturés le montant standard pour un appel longue distance, soit l'équivalent d'un appel longue distance standard. Si vous achetez le service d'appel gratuit OpenVoice Integrated, vos participants pourront appeler gratuitement. La facturation sera calculée en fonction du forfait choisi.

 

Vos participants et vous pouvez aussi communiquer gratuitement en sélectionnant l'option VoIP microphone et haut-parleurs. Cette option permet aux participants d'une réunion de transmettre et recevoir gratuitement du flux audio par Internet à l'aide d'un microphone et de haut-parleurs branchés à leur ordinateur. (Un casque USB est recommandé en cas d'usage de la parole).

 

Pour plus d'informations, consultez notre FAQ sur l'utilisation des fonctions audio ci-dessous.

Q :
Existe-t-il une option d'appel gratuit pour les conférences audio ? Comment s'inscrire ?

Oui ! Grâce au service d'appel gratuit OpenVoice Integrated, vous pouvez ajouter une ligne téléphonique gratuite aux fonctions intégrées d'appels payants et de VoIP.

 

En proposant d'autres options en plus du numéro gratuit, vous économisez de l'argent tout en attirant les participants qui ne souhaitent pas payer pour un appel longue distance. Si vous souhaitez acheter l'option de téléphone gratuit valable dans plus de 50 pays ou si vous avez des questions concernant OpenVoice Integrated, appelez-nous au 0800 77808.

Q :
Est-ce que GoToMeeting comprend la conférence vidéo, et est-ce payant ?

Oui, GoToMeeting inclut le système de vidéoconférence haute définition HDFaces sans coût supplémentaire. Toute personne disposant d'une connexion Internet et d'une webcam peut utiliser HDFaces au cours d'une session GoToMeeting.

 

Pour démarrer le partage de vidéos, il suffit d'un simple clic. Notre technologie Multistream HD permet de diffuser jusqu'à 6 flux vidéo à une résolution de 640 x 480 p chacun, soit une résolution totale maximale de 1920 x 960 p. Vous pouvez associer la vidéoconférence à un document, une présentation ou une application partagé(e) sur le même écran.

HDFaces s'adapte automatiquement aux ressources matérielles et à la bande passante disponibles pour chaque participant afin d'offrir la meilleure expérience utilisateur possible. Le rendu vidéo s'adapte à pratiquement toutes les configurations d'écran et de projection PC ou Mac possibles. La plupart des caméras vidéo HD prennent en charge HDFaces.

Q :
Je souhaite organiser un webinaire. Puis-je payer pour une utilisation unique ?

Non, mais vous pouvez acheter le forfait mensuel GoToWebinar et désactiver votre forfait au bout d'un mois. Cela vous permet de vous entraîner avec vos collègues et de générer des rapports d'inscription pour faire connaissance avec vos participants par anticipation. Vous pourrez également créer des sondages et une enquête, ou encore générer des rapports sur les participants une fois votre webinar terminé.

 

Si vous avez uniquement besoin d'utiliser GoToWebinar pendant un mois, vous devrez désactiver la fonction de renouvellement automatique. Pour ce faire, connectez-vous à votre compte, accédez à la page Mon compte et sélectionnez la fonction Désactiver le renouvellement à tout moment avant la date de renouvellement. Le service restera activé à votre intention jusqu'à la fin de votre cycle de facturation en cours.

Q :
Comment puis-je modifier mon compte à organisateur unique pour un compte à organisateurs multiples ?

Nos clients actuels peuvent se connecter à leur compte, cliquer sur Mon compte, puis choisir Choix de forfaits ou Changer de forfait pour passer à un maximum de 39 organisateurs. Pour 40 organisateurs ou plus, contactez le service commercial au 0800 77808 ou l'une de nos succursales internationales.

Q :
Quels types de paiement acceptez-vous ? Puis-je soumettre un bon de commande ?

Les comptes disposant d'un maximum de 30 organisateurs peuvent être achetés en ligne par carte de crédit. Nous acceptons les règlements par carte Visa, MasterCard, Discover ou American Express.

 

Si vous préférez effectuer vos achats auprès de notre équipe de vente ou si vous souhaitez avoir 40 utilisateurs ou plus sur votre compte, nous acceptons différents types de paiement, y compris les bons de commande. Pour en savoir plus, veuillez contacter le service commercial au 0800 77808 ou l'une de nos succursales internationales.

Organiser une réunion en ligne
Q :
Que puis-je faire avec GoToMeeting ?

Avec GoToMeeting, vous pouvez effectuer des présentations, réaliser des démonstrations de produits, mettre en place des séances de réflexion avec vos collègues ou partager des informations confidentielles en ligne en toute sécurité, partout et à tout moment. Vos réunions peuvent se dérouler avec un seul ou plusieurs interlocuteurs à la fois.

 

Présentations : présentez un diaporama à votre auditoire en ligne et réduisez ainsi vos frais de déplacement.

Démonstrations : montrez à vos clients potentiels le fonctionnement de votre produit en les invitant à visualiser une démonstration en temps réel, qu'ils se trouvent de l'autre côté de la ville ou à des milliers de kilomètres.

Collaboration : réunissez-vous en ligne avec d'autres personnes pour partager ou modifier un document et en discuter. Transférez les commandes d'une présentation à d'autres participants.

Q :
Comment commencer à utiliser GoToMeeting ?

Il suffit de vous inscrire pour bénéficier de votre évaluation gratuite dès maintenant. Une fois la configuration automatique rapide terminée, vous pouvez commencer à l'utiliser immédiatement.

Q :
Dois-je obligatoirement utiliser mon ordinateur pour organiser une réunion ?

Cela pourrait s'avérer très commode, non ?

Non, vous pouvez organiser une réunion depuis n'importe quel ordinateur ou terminal mobile pourvu qu'il soit doté d'un accès à Internet. Ouvrez simplement une session à l'aide de l'adresse e-mail et du mot de passe associés à votre compte sur www.gotomeeting.co.uk.

 

Organiser une réunion planifiée : vos réunions planifiées seront répertoriées dans Mes réunions - cliquez simplement sur le bouton Commencer la réunion placé à côté de la réunion que vous souhaitez commencer.

Organiser une réunion instantanée : cliquez sur le bouton Organiser une réunion puis cliquez sur Se réunir maintenant. Votre session débutera immédiatement. Pour inviter des personnes à votre réunion, cliquez sur le bouton Inviter d'autres personnes dans le panneau de commande. Une fenêtre contenant des instructions d'inscription s'affiche. Vous pouvez transmettre celles-ci par e-mail ou par message instantané, ou avertir les participants par téléphone.

Pour planifier une réunion : cliquez sur le bouton Organiser une réunion puis cliquez sur Planifier une réunion. Indiquez les informations de votre réunion puis cliquez sur le bouton Planifier. Un e-mail d'invitation à la réunion est envoyé automatiquement.

Q :
Comment démarrer une réunion improvisée ?

Sur un PC

Il existe plusieurs façons de démarrer une réunion improvisée en un seul clic :

· Double-cliquez sur l'icône GoToMeeting de la barre d'état système.

· Cliquez sur le bouton Se réunir maintenant intégré à Microsoft Outlook et à plusieurs autres applications de messagerie instantanée.

· Vous pouvez démarrer des réunions planifiées en un clic depuis la page « Mes réunions » après vous être connecté au site GoToMeeting.

 

Sur un Mac

Cliquez simplement sur l'icône GoToMeeting du dock puis cliquez sur le bouton Se réunir maintenant.

 

La réunion démarre et le panneau de commande GoToMeeting de l'organisateur s'affiche sur la droite de votre bureau.

Q :
Comment puis-je programmer une réunion ?

Sur un PC

Pour planifier une réunion à l'avance, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône GoToMeeting de la barre d'état système dans l'angle inférieur droit de votre écran, sélectionnez Planifier une réunion... et connectez-vous en entrant les informations de votre compte et en cliquant sur le bouton Se connecter. Dans la boîte de dialogue Planifier une réunion, entrez alors les informations relatives à votre réunion, puis cliquez sur le bouton Planifier.

 

Vous recevrez une notification confirmant que votre réunion a bien été planifiée. Si vous utilisez Microsoft Outlook, le programme générera un rappel de réunion et vous aurez l'option d'inviter des participants via les rendez-vous du calendrier Outlook.

 

Sur un Mac

Pour planifier une réunion à l'avance, cliquez sur l'icône GoToMeeting du dock, sélectionnez Planifier une réunion... et connectez-vous en entrant les informations de votre compte et en cliquant sur le bouton Se connecter. Dans la boîte de dialogue Planifier une réunion, entrez alors les informations relatives à votre réunion puis cliquez sur le bouton Planifier. Vous recevrez une notification confirmant que votre réunion a bien été planifiée.

Q :
Comment configurer des réunions récurrentes que je pourrai utiliser à tout moment ?

Sur un PC

Pour planifier une réunion récurrente, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône GoToMeeting de la barre d'état système dans l'angle inférieur droit de votre écran, sélectionnez Planifier une réunion... et connectez-vous en entrant les informations de votre compte et en cliquant sur le bouton Se connecter. Dans la boîte de dialogue Planifier une réunion, cochez la case « Réunion récurrente ». Cela permet de désactiver les paramètres de programmation, tout en laissant la réunion ouverte et disponible dans Mes réunions jusqu'à sa suppression. Cliquez sur le bouton Planifier.

 

Vous recevrez une notification confirmant que votre réunion a bien été planifiée. Si vous utilisez Microsoft Outlook, le programme générera un rappel de réunion et vous aurez l'option d'inviter des participants via les rendez-vous du calendrier Outlook.

 

Sur un Mac

Pour organiser une réunion récurrente, cliquez sur l'icône GoToMeeting du dock, sélectionnez Planifier une réunion... et connectez-vous en entrant les informations de votre compte et en cliquant sur le bouton Se connecter. Dans la boîte de dialogue Planifier une réunion, cochez alors la case « Réunion récurrente ». Cela permet de désactiver les paramètres de programmation, tout en laissant la réunion ouverte et disponible dans Mes réunions jusqu'à sa suppression. Cliquez sur le bouton Planifier. Vous recevrez une notification confirmant que votre réunion a bien été planifiée.

Q :
Comment lancer une réunion planifiée ou récurrente ?

Sur un PC

Pour démarrer une réunion déjà planifiée, cliquez sur l'icône GoToMeeting dans la barre d'état système, sélectionnez Mes réunions et ouvrez une session en saisissant les informations relatives à votre compte et en cliquant sur le bouton Se connecter. Dans la boîte de dialogue Mes réunions planifiées, sélectionnez la réunion que vous souhaitez démarrer puis cliquez sur Démarrer.

 

Sur un Mac

Pour démarrer une réunion déjà planifiée, cliquez sur l'icône GoToMeeting du dock, sélectionnez Mes réunions et ouvrez une session en saisissant les informations relatives à votre compte et en cliquant sur le bouton Se connecter. Cliquez ensuite sur la boîte de dialogue Mes réunions - GoToMeeting, choisissez la réunion que vous souhaitez commencer puis cliquez sur Commencer.

Q :
Puis-je utiliser GoToMeeting avec mes applications d'e-mail ou de messagerie instantanée ?

GoToMeeting s'intègre à Microsoft Outlook et aux autres applications de messagerie instantanée les plus populaires. Ainsi, vous pouvez facilement planifier ou démarrer des réunions par le biais de ces applications.

Q :
Comment puis-je sauvegarder des sessions de chat issues de mes réunions ?

Dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer le journal de conversation... La fenêtre « Enregistrer le journal de conversation dans un fichier » qui vous permet d'enregistrer le fichier en local s'ouvre alors.

Q :
Comment puis-je partager une seule et unique application ?

Sur un PC

Un organisateur peut partager une seule application en cliquant avec le bouton droit sur l'icône de partage d'écran dans l'onglet Capture du Panneau de configuration et en sélectionnant l'application à partager dans la liste présentée.

 

Sur un Mac

Étant donné que le partage d'écran spécifique n'est pas disponible pour les utilisateurs de Mac, nous vous recommandons de fermer toutes les applications que vous ne souhaitez pas partager avant de démarrer le partage d'écran.


Q :
Que faire si mes participants ne parviennent pas à voir mon écran ,?

Le partage d'écran doit être activé après le démarrage d'une réunion. GoToMeeting démarre avec le partage d'écran désactivé afin d'éviter que des participants en avance ne puissent visualiser votre préparation.

 

Pour activer le partage d'écran, cliquez sur Montrer mon écran dans le tableau de commande de l'organisateur.

 

Si les participants ne peuvent toujours pas voir votre écran, veuillez contacter l'assistance clientèle mondiale.

Organiser un webinaire
Q :
Que puis-je faire à l'aide de GoToWebinar ?

Avec GoToWebinar, vous pouvez facilement, depuis n'importe quel lieu et à tout moment, configurer, fournir et contrôler des webinars et événements en ligne de grande ampleur impliquant jusqu'à 1 000 participants.

 

Inscription : ciblez et filtrez votre auditoire avec une page d'inscription à GoToWebinar à l’effigie de votre entreprise. GoToWebinar gérera vos inscrits pour vous et leur enverra des rappels par e-mail avant le webinaire.

Présentation : élargissez votre auditoire en effectuant vos présentations en ligne et réduisez vos frais de déplacement. Impliquez les participants aux webinaires grâce aux fonctionnalités interactives de sondage, d'enquête et de questions/réponses.

Rapports d’analyse fiables : qualifiez les clients potentiels en téléchargeant le profil participant GoToWebinar qui fournit la liste détaillée des participants au webinaire triés par niveau d'intérêt. GoToWebinar signale également l'assiduité aux webinaires, les commentaires de l'auditoire et la réussite globale du webinaire pour vous aider à développer les meilleures pratiques du webinaire.

Q :
Comment commencer à utiliser GoToWebinar ?

GoToWebinar requiert seulement quelques minutes pour l'installation et est un outil simple à comprendre et à utiliser. Il suffit de vous inscrire pour bénéficier de votre évaluation gratuite dès maintenant. Une fois la configuration automatique rapide terminée, vous pouvez commencer à l'utiliser immédiatement.

Q :
Dois-je obligatoirement utiliser mon ordinateur pour organiser un webinaire ?

Non. Vous pouvez organiser un webinaire depuis n'importe quel ordinateur ayant accès à Internet.

 

Pour organiser un webinaire planifié : connectez-vous à l'aide de l'adresse e-mail et du mot de passe associés à votre compte sur www.gotowebinar.co.uk. Vos webinaires planifiés sont répertoriés sous Mes webinaires. Cliquez simplement sur le bouton Démarrer le webinaire à côté du webinaire que vous souhaitez commencer.

Pour démarrer un webinaire instantané : cliquez sur le bouton Organiser un webinaire sur www.gotowebinar.com et saisissez l'adresse e-mail et le mot de passe de votre compte. Sur la page suivante, cliquez sur le bouton Démarrer le webinaire. Votre webinar débutera immédiatement.

Pour inviter des gens à assister à votre webinaire : cliquez sur le bouton Inviter d'autres personnes sur le tableau de bord. Une fenêtre contenant des instructions d'inscription s'affiche. Vous pouvez transmettre celles-ci par e-mail ou par message instantané, ou avertir les participants par téléphone.

Pour planifier un webinaire : une fois connecté à votre compte, sélectionnez Planifier un webinaire dans le menu de navigation de gauche. Indiquez les informations sur le webinaire et cliquez sur le bouton Planifier.

Q :
Comment démarrer un webinaire improvisé ?

Sur un PC

Cliquez avec le bouton droit sur l'icône GoToMeeting dans la zone de notification, sélectionnez Commencer un webinaire maintenant... et connectez-vous en saisissant vos informations de compte puis en cliquant sur le bouton Se connecter. Votre webinaire démarre et le tableau de bord GoToWebinar s'affiche sur le côté droit du bureau. Les options d'invitation s'affichent dans la zone Inviter d'autres personnes.

 

Sur un Mac

Cliquez sur l'icône GoToMeeting dans le dock, sélectionnez Démarrer un webinaire et connectez-vous en saisissant vos informations de compte puis en cliquant sur le bouton Se connecter. Votre webinaire démarre et le tableau de bord GoToWebinar s'affiche sur le côté droit du bureau. Les options d'invitation s'affichent dans la zone Inviter d'autres personnes.

 

Remarque : les webinaires improvisés peuvent accueillir jusqu'à 200 participants.

Q :
Que faire si mes participants ne parviennent pas à entendre ma voix ou voir mon écran ?

Vous devez activer l'audio et le partage d'écran après le début d'un webinaire. Ils sont désactivés par défaut au démarrage pour éviter aux participants qui arriveraient en avance d'entendre ou de voir vos préparatifs.

 

Pour activer l'audio, appuyez sur les touches *1 de votre téléphone ou cliquez sur le bouton Démarrer la diffusion en haut du tableau de bord de l'organisateur. (Le bouton Démarrer la diffusion s’affiche lorsque vous participez par microphone et haut-parleurs ou par téléphone en ayant saisi le code PIN audio.)

 

Pour activer le partage d'écran, cliquez sur Montrer mon écran dans le tableau de commande de l'organisateur.

 

Si les participants ne peuvent toujours pas entendre votre voix ou voir votre écran, veuillez contacter l'assistance clientèle mondiale.

Q :
Qu'est-ce qu'un organisateur ?

Un organisateur est une personne titulaire d'un compte GoToWebinar qui planifie, démarre, gère et met fin à un webinar. Un organisateur peut également désigner d'autres participants, organisateurs ou invités. Une fois que le webinaire a démarré, l'organisateur initial est le présentateur par défaut ; il peut commencer la présentation ou passer les commandes de présentation à un autre organisateur ou invité.

Q :
Qu'est-ce qu'un invité ?

Un invité est une personne qui présente et/ou répond aux questions qui lui sont assignées au cours d'un webinar. Un invité peut se voir confier les contrôles de présentateur à tout moment au cours du webinar et s'exprimer vocalement durant la conférence téléphonique par défaut. Les invités n'ont pas besoin d'un compte GoToWebinar pour participer à des événements web.

Q :
Qu'est-ce qu'un présentateur ?

Le présentateur est la personne qui expose son bureau à l'auditoire du webinar. L'organisateur du webinaire est toujours désigné comme animateur principal. Le rôle de l'animateur peut être attribué à un organisateur, un invité ou à un participant.

 

Les animateurs peuvent montrer la totalité de leurs bureaux, un écran clair (sans icônes ou barre des tâches) ou une fenêtre d'application à l'ensemble des participants au webinaire. Les animateurs peuvent choisir de marquer une pause pour afficher leurs bureaux ou une application à tout moment. Les animateurs peuvent donner aux autres organisateurs ou invités la possibilité de prendre le contrôle de leur souris et de leur clavier.

Q :
Qu'est-ce qu'un participant ?

Un participant est une personne qui voit l'écran du présentateur, mais dont le son est configuré en mode muet au début de la téléconférence afin de réduire au minimum les bruits de fond qui parasitent la présentation.

 

L'organisateur peut rétablir le son pour un maximum de 25 participants (y compris les invités et les autres organisateurs), qu'ils soient en mode téléphone ou VoIP. Si d'autres participants ont besoin de parler, il faudra activer le mode muet pour un nombre correspondant de personnes autorisées à parler. En effet, le mode muet ne peut être désactivé que pour 25 personnes à tout moment.

 

Les participants n'ont pas besoin d'être titulaires d'un compte GoToWebinar pour participer aux événements en ligne.

Q :
Comment puis-je personnaliser la page d'inscription à mon webinaire ?

Sur la page Gérer un webinaire, cliquez sur le lien Modifier dans la section Formulaire d'inscription. Par la suite, vous pourrez soit ajouter des questions préconfigurées sur les meilleures pratiques, soit créer de nouvelles questions pour votre page d'inscription. Vous pouvez également placer votre logo sur toutes les pages du webinaire et tous les e-mails en cliquant sur Modifier dans la section Marque et Thème de la page Gérer un webinaire.

Q :
Comment contrôler les participants durant un webinaire ?

Grâce au tableau de bord de GoToWebinar, les organisateurs peuvent contrôler aisément les modèles de participation et surveiller en un coup d'œil l'attention des auditeurs en consultant les deux barres situées en haut de l'écran. Les barres vertes indiquent la réussite du webinaire, les barres jaune et rouge indiquent les améliorations à apporter. En outre, vous pouvez à tout moment voir le nombre de questions en suspens et de mains levées. (Cette fonctionnalité est actuellement indisponible pour les utilisateurs de Mac).

Q :
Comment puis-je télécharger les rapports GoToWebinar ?

Cliquez sur les liens rapport figurant sur la page Historique du webinaire pour évaluer la réussite du webinaire ou consulter les profils des participants. Tous les rapports de webinars sont également disponibles via la section Mes rapports de GoToWebinar au format .xls ou .csv afin de faciliter leur transfert vers votre programme de CRM.

Q :
Quelle est la différence entre le chat et les questions/réponses ?

La fonction Chat permet aux organisateurs d'envoyer des messages privés aux invités ou de diffuser des messages à l'ensemble des participants. La fonctionnalité des questions/réponses permet aux participants d'envoyer des questions écrites aux organisateurs et aux invités, ceux-ci pouvant répondre en privé ou à tous les participants.

Q :
Comment puis-je enregistrer les sessions de questions/réponses de mes webinaires ?

Les sessions de questions/réponses de chaque webinaire sont automatiquement enregistrées et prêtes à être consultées dans le rapport sur les participants, deux heures après la fin du webinaire. Le rapport des participants est disponible sur demande pendant 90 jours. Pour y accéder, ouvrez une session sur votre compte GoToWebinar et cliquez sur Générer des rapports. Sélectionnez Rapport sur les participants puis le webinaire voulu.

Q :
Puis-je permettre à un co-présentateur de m'aider ?

Oui. Les organisateurs peuvent convier d'autres présentateurs en tant qu'invités à un webinaire. Lors d'un webinaire, les invités peuvent parler devant l'auditoire du webinaire ou partager du contenu web à partir de leurs propres bureaux.

Q :
Puis-je approuver les inscrits aux webinaires avant d'autoriser leur participation ?

Oui. La fonctionnalité d'approbation des inscriptions permet aux organisateurs de voir toutes les personnes inscrites et de les approuver avant l'envoi des instructions de connexion au webinaire.

Q :
Puis-je dessiner ou surligner des éléments au cours d'une présentation ?

Oui. GoToWebinar permet aux organisateurs et aux invités d'utiliser des outils d'annotation pour mettre en valeur des éléments du contenu de leur présentation. Les outils comprennent les fonctions surligneur, stylo, projecteur et flèches. (Cette fonction est actuellement réservée aux utilisateurs de Mac assistant à des webinars hébergés sur un PC).

Q :
Puis-je effectuer des sondages et des tests auprès des participants ?

Oui. Les organisateurs peuvent créer des sondages et des enquêtes avant le début des webinaires sur la page Gérer un webinaire. Les organisateurs GoToWebinar peuvent lancer des sondages éphémères au cours du webinaire et envoyer une enquête immédiatement à l'issue de la session ou des e-mails de suivi pour les participants.

Q :
Puis-je partager des fichiers PowerPoint ?

Avec la technologie de partage d'écran de GoToWebinar, il est inutile de télécharger votre présentation avant l'événement. Il suffit de le lancer sur votre ordinateur et de partager votre écran.

 

Si vous souhaitez les présenter comme ressources pour les participants, vous devrez effectuer un transfert de dossier. GoToWebinar ne possède pas cette fonction pour l'instant.

Q :
GoToWebinar dispose-t-il d'une fonctionnalité de transfert de fichiers ?

GoToWebinar ne possède pas cette fonction pour l'instant.

Q :
Puis-je prendre le contrôle du bureau des participants ?

Oui, à condition que vous en receviez l'autorisation. Pour prendre le contrôle du clavier et de la souris d'un participant, ils doivent être l'animateur actif.

Q :
Comment puis-je partager une seule et unique application ?

Un présentateur de webinar peut partager une seule application en cliquant avec le bouton droit sur l'icône de partage d'écran dans l'onglet Capture du Panneau de configuration et en sélectionnant l'application à partager dans la liste présentée.

 

Étant donné que le partage d'écran spécifique n'est pas disponible pour les utilisateurs de Mac, nous vous recommandons de fermer toutes les applications que vous ne souhaitez pas partager avant de démarrer le partage d'écran.

Organisation d'une session de formation
Q :
Comment commencer à utiliser GoToTraining ?

GoToTraining requiert seulement quelques minutes pour l'installation et est un outil simple à comprendre et à utiliser. Il suffit de vous inscrire pour bénéficier de votre évaluation gratuite dès maintenant. Une fois la configuration automatique rapide terminée, vous pouvez commencer à l'utiliser immédiatement.

Q :
Dois-je obligatoirement utiliser mon ordinateur pour organiser une session de formation ?

Non, nous ne procédons pas ainsi. Vous pouvez organiser une session de formation depuis n'importe quel ordinateur ayant un accès à Internet. Connectez-vous simplement à l'aide de l'adresse e-mail et du mot de passe associés à votre compte sur www.gototraining.co.uk.

 

Pour organiser une session de formation planifiée : vos sessions de formation planifiées seront répertoriées sous Mes formations : cliquez simplement sur le bouton Commencer la formation à côté de la session que vous voulez démarrer.

 

Pour planifier une session de formation : Lorsque vous êtes connecté à votre compte, sélectionnez Planifier une formation dans le menu de navigation de gauche. Remplissez les informations de session et cliquez sur le bouton Planifier pour personnaliser votre formation et inviter les participants.

Q :
Comment puis-je programmer une session de formation ?

Sur un PC

Pour planifier une session de formation à l'avance, cliquez avec le bouton droit sur l'icône GoToMeeting de la zone de notification dans le coin inférieur droit de votre écran, sélectionnez Planifier une formation... et connectez-vous en saisissant vos informations de compte puis en cliquant sur le bouton Se connecter. Ensuite, dans la boîte de dialogue Planifier une formation, indiquez les informations de votre session de formation et cliquez sur le bouton Planifier.

 

Si vous utilisez Microsoft Outlook, vous pouvez inviter des participants via les rendez-vous du calendrier Outlook.

 

Sur un Mac

Pour planifier une session de formation à l'avance, cliquez sur l'icône GoToMeeting dans le dock, sélectionnez Planifier une formation et connectez-vous en saisissant vos informations de compte puis en cliquant sur le bouton Se connecter. Ensuite, dans la boîte de dialogue Planifier une formation, indiquez les informations de votre session de formation et cliquez sur le bouton Planifier.

Q :
Comment lancer une session de formation planifiée ?

Sur un PC

Pour commencer une session de formation déjà planifiée, cliquez avec le bouton droit sur l'icône GoToMeeting dans la zone de notification, sélectionnez Mes formations et connectez-vous en saisissant vos informations de compte puis en cliquant sur le bouton Se connecter. Ensuite, dans la boîte de dialogue Mes formations planifiées, sélectionnez la session de formation que vous souhaitez démarrer et cliquez sur Démarrer.

 

Sur un Mac

Pour commencer une session de formation planifiée à l'avance, cliquez sur l'icône GoToMeeting dans le dock, sélectionnez Mes formations et connectez-vous en saisissant vos informations de compte puis en cliquant sur le bouton Se connecter. Ensuite, dans la boîte de dialogue GoToTraining – Mes formations, sélectionnez la session de formation que vous souhaitez démarrer et cliquez sur Démarrer.

Q :
Comment puis-je partager une seule et unique application ?

Sur un PC

Un organisateur peut partager une seule application en cliquant avec le bouton droit sur l'icône de partage d'écran dans l'onglet Capture du Panneau de configuration et en sélectionnant l'application à partager dans la liste.

 

Sur un Mac

Étant donné que le partage d'écran spécifique n'est pas disponible pour les utilisateurs de Mac, nous vous recommandons de fermer toutes les applications que vous ne souhaitez pas partager avant de démarrer le partage d'écran.

Q :
Puis-je augmenter le nombre d'étudiants autorisés pour une session de formation ?

Chaque organisateur GoToTraining peut inviter jusqu'à 25 ou 200 participants par session de formation, selon la formule GoToTraining choisie lors de l'achat. Si vous souhaitez changer de forfait, ouvrez une session sur votre compte, cliquez sur Mon compte dans la barre de navigation de gauche puis sur Choix de forfait.

 

Pour des événements plus importants pouvant réunir jusqu'à 1 000 participants, il est préférable d'utiliser GoToWebinar.

Q :
Est-ce que GoToTraining intègre des applications LMS de Systèmes de Gestion de Formation ?

Oui, GoToTraining intègre un certain nombre d'applications LMS. GoToTraining utilise des API ouvertes, ainsi n'importe qui peut développer des intégrations GoToTraining. Visitez notre Integration Marketplace pour en savoir plus.

Q :
Que puis-je faire si mes étudiants ne peuvent voir mon écran ?

Le partage d'écran doit être activé après le début de la formation. Le partage d'écran est par défaut désactivé au démarrage de GoToTraining afin d'éviter que des participants arrivés en avance puissent observer votre préparation.

 

Pour activer le partage d'écran, cliquez sur Montrer mon écran dans le tableau de commande de l'organisateur.

 

Si les participants ne peuvent toujours pas voir votre écran, veuillez contacter l'assistance clientèle mondiale.

Q :
Les étudiants peuvent-ils accéder à mes supports de formation avant, pendant et après une session de formation ?

Oui. Vous pouvez facilement associer des supports de formation de la bibliothèque de contenu aux sessions de formation individuelles et fournir un accès aux participants avant, pendant et après la session.

Q :
Puis-je facturer mes cours dispensés via GoToTraining ?

Oui. La fonctionnalité GoToTraining RevStream permet d'effectuer des paiements grâce à l'intégration des services PayPal™. Une fois la mise en place effectuée, les formateurs peuvent facturer les participants pour les sessions de formation, et gérer les paiements via GoToTraining.

 

Pour plus d'informations, consultez notre FAQ sur la tarification des formations ci-dessous.

Q :
Qu'est-ce qu'un organisateur ?

Un organisateur est une personne titulaire d'un compte GoToTraining qui planifie, démarre, gère et met fin à une session de formation. Une fois que la session de formation a démarré, l'organisateur initial est le présentateur par défaut ; il peut commencer la présentation ou passer les commandes de présentation à un autre participant.

Q :
Qu'est-ce qu'un présentateur ?

L'animateur est la personne qui partage son écran à un moment déterminé durant une session. Un présentateur détermine en outre qui est autorisé à utiliser les outils d'annotation et à partager le contrôle du clavier et de la souris. L'organisateur est toujours désigné comme animateur principal. Le rôle d'animateur peut passer d'un participant à un autre.

Q :
Qu'est-ce qu'un participant ?

Un participant est une personne qui se joint à une session de formation sans être un organisateur. Les participants n'ont pas besoin d'être titulaires d'un compte GoToTraining pour participer aux sessions de formation en ligne.

Q :
Que puis-je faire avec la fonctionnalité de traitement des paiements RevStream ?

RevStream vous permet de gérer des frais d'inscription via le site Web GoToTraining afin de rationaliser les processus d'administration et augmenter vos bénéfices.

 

Grâce à RevStream, vous pouvez définir un tarif pour votre session, accepter des paiements en devises différentes, recevoir des paiements sur votre compte PayPal et gérer des remboursements partiels ou complets si vous devez annuler l'inscription d'une personne.

 

Les inscrits peuvent payer en ligne à l'aide des cartes de crédits principales (Visa, MasterCard, Discover et American Express) ou via PayPal.

Q :
Est-ce que mon entreprise doit posséder un compte PayPal pour me permettre d'utiliser RevStream ?

Oui. Vous ou votre société devez avoir un compte PayPal vérifié et approuvé afin de profiter du traitement des paiements RevStream. Nous vous recommandons d'utiliser un compte PayPal professionnel ou Premium, afin que vos clients ne soient pas obligés de posséder un compte PayPal pour pouvoir vous payer.

 

Pour en savoir plus sur les différents types de comptes PayPal, visitez le site de PayPal.

Q :
Est-ce que mes clients doivent posséder un compte PayPal ? Quels sont les modes de paiement acceptés ? Puis-je également accepter les chèques ?

Si vous possédez un compte d'entreprise ou PayPal, vos clients peuvent payer en ligne en utilisant une carte de crédit (Visa, MasterCard, Discover et American Express) ou via PayPal. Si vous possédez un compte PayPal personnel, ils peuvent uniquement payer en ligne via PayPal.

 

Les formateurs qui souhaitent accepter d'autres méthodes de paiement, comme le paiement en espèces ou par chèque, peuvent effectuer ces paiements séparément puis marquer les inscrits comme ayant « payé ». Le système les enregistrera alors pour la session.

Q :
Que dois-je faire pour annuler les frais facturés à l'un des inscrits ?

Si vous souhaitez supprimer les frais pour une personne inscrite, vous pouvez marquer celle-ci comme ayant « payé » et le système l'inscrira pour la session.

Q :
Le traitement des paiements donne-t-il lieu à des frais supplémentaires ?

Le traitement des paiements RevStream est inclus dans GoToTraining. Il est donc inutile de l'acheter séparément. Cependant, les frais de service seront appliqués si la fonction est utilisée. En plus des frais de transaction PayPal standards*, Citrix facture des frais d'utilisation de 1,9 % sur les frais de chaque inscrit avec un plafond de 9,95 $ par inscrit (ou le plafond défini pour la devise de votre choix). Tous les frais seront automatiquement déduits de votre compte PayPal au moment de la transaction.

 

Par exemple, si votre formation coûte 100 $ par personne, lorsqu'un inscrit paie les frais via GoToTraining, Citrix prélèvera 1,90 $. Si votre formation coûte plus de 524 $, des frais de 9,95 $ seront déduits pour chaque personne.

 

*Les taux PayPal standards sont de 2,9 % + 0,30 $ par transaction, sauf accord spécifique passé avec PayPal.

 

Veuillez consulter la politique de tarification de PayPal.

Q :
Comment puis-je commencer à utiliser le traitement des paiements RevStream ?

Une fois que vous possédez un compte GoToTraining, vous pouvez mettre en place RevStream en reliant votre compte GoToTraining à votre compte PayPal. Nous vous recommandons d'utiliser un compte PayPal professionnel ou Premium, afin que vos clients ne soient pas obligés de posséder un compte PayPal pour pouvoir vous payer.

 

Pour que l'intégration fonctionne, votre compte PayPal doit également être confirmé et vérifié conformément aux procédures requises par PayPal. Si votre compte PayPal n'est pas vérifié, connectez-vous à votre compte PayPal, cliquez sur le bouton « Vérification » dans le champ Statut en dessous de votre nom puis suivez les consignes fournies. Le processus de vérification de PayPal varie selon le pays et la région, mais aux États-Unis, la seule façon de devenir un utilisateur vérifié est de relier votre compte en banque à votre compte PayPal.

 

Avec un compte PayPal vérifié, il est facile de configurer RevStream sur le site de GoToTraining. Connectez-vous, cliquez sur Mes formations et choisissez Paramètres. Puis allez dans l'onglet Paiements et suivez les instructions. Si vous faites partie d'un compte multi-utilisateurs, vous devez demander à l'administrateur du compte de votre entreprise de le préparer pour vous.

Q :
Comment inviter des étudiants à ma prochaine session de formation ?

Si vous utilisez Microsoft Outlook, vous pouvez inviter des participants via les rendez-vous du calendrier Outlook après avoir planifié la session. Si vous utilisez un autre programme d'e-mail, vous pouvez inviter des participants en copiant/collant les informations concernant la formation dans un e-mail.

 

Vous pouvez également laisser les personnes s'inscrire seules aux sessions futures via le catalogue de cours en ligne.

Q :
Puis-je stocker les contenus que je souhaite utiliser pour mes sessions de formation ?

Oui. Chaque organisateur dispose de 2,0 Go d'espace de stockage dans la bibliothèque de contenu pour les fichiers, les liens Web, les tests et les évaluations.

Q :
Puis-je donner aux étudiants l'accès aux supports de formation avant la session de formation ?

Oui. Il n'est plus nécessaire d'envoyer vos documents par e-mail avant les sessions de formation. Vous pouvez facilement associer des supports de formation de la bibliothèque de contenu aux sessions de formation individuelles et fournir un accès aux participants avant, pendant et après la session.

Q :
Comment contrôler mes étudiants durant une session de formation ?

Grâce au tableau de bord de GoToTraining, les organisateurs peuvent contrôler aisément les modèles de participation et surveiller en un coup d'œil l'attention des auditeurs en consultant les deux barres situées en haut de l'écran. Les barres vertes indiquent le taux de réussite, les barres jaune et rouge indiquent les améliorations à apporter. En outre, vous pouvez à tout moment conserver une trace du nombre de sondages et de tests effectués, ainsi que du nombre de mains levées. (Cette fonctionnalité est actuellement indisponible pour les utilisateurs de Mac).

Q :
Comment puis-je générer des rapports GoToTraining ?

Les rapports peuvent être générés depuis le menu Générer des rapports du centre d'administration GoToTraining. Lors de l'affichage des détails d'une session, vous pouvez également exécuter certains rapports, par exemple la liste des inscrits.

Q :
Comment puis-je savoir qui a participé à mes sessions de formation ?

Vous pouvez exécuter un rapport sur les participants contenant tous les détails sur les personnes ayant participé à votre session, y compris des informations sur les inscriptions et le temps de présence.

Q :
Comment puis-je voir les résultats des tests ?

Les organisateurs peuvent utiliser le Rapport de test pour consulter les détails des tests d'une formation spécifique, notamment qui les a effectués, quels résultats ils ont obtenu et quand ils ont réalisé le test.

Q :
Comment gérer les options pour les étudiants ?

De nombreuses fonctions participants (privilèges chat, fonction lever la main...) peuvent être gérées à partir du menu Options en haut de l'écran. Il suffit de cocher ou décocher pour activer ou désactiver les options.

Q :
Puis-je approuver des personnes inscrites à une formation avant de les autoriser à y participer ?

Oui. En sélectionnant Approuver manuellement lors de la création du formulaire d'inscription, vous pourrez approuver ou refuser des inscrits.

Q :
Puis-je effectuer des sondages et des tests auprès de mes étudiants ?

Oui. Les organisateurs peuvent créer des sondages et des tests avant le début de la session de formation depuis la page Mes formations. Les organisateurs peuvent lancer des sondages et des tests en les sélectionnant dans le volet Sondages et tests du Tableau de bord.

Utilisation des fonctions audio
Q :
Quels sont le fonctionnement et le coût des fonctionnalités audio intégrées ?

GoToMeeting, GoToWebinar et GoToTraining offrent des fonctionnalités audio intégrées par numéro téléphonique payant et par VoIP, sans surcoût. Vous pouvez choisir d'utiliser le numéro de téléphone payant ou la VoIP de manière exclusive ou vous pouvez laisser vos participants choisir entre ces deux options.

 

Tous les participants peuvent composer le numéro de téléphone payant. Les participants seront facturés le coût d'un appel longue distance pour ce numéro payant comme s'ils effectuaient régulièrement un appel longue distance.

 

Vos participants et vous pouvez aussi communiquer gratuitement en choisissant d'utiliser microphone et haut-parleurs. Cette option VoIP (Voix sur IP) gratuite permet aux participants d'une réunion de transmettre et de recevoir gratuitement de l'audio sur Internet à l'aide d'un microphone et de haut-parleurs connectés à leur ordinateur. (Un casque USB est recommandé).

 

Tous les participants à GoToMeeting et GoToTraining entrent avec des droits de parole. Les organisateurs et les invités GoToWebinar se connectent initialement en mode Lobby, ce qui leur permet de se parler sans être entendus des participants jusqu'à ce que l'organisateur clique sur Démarrer la diffusion. Le son des participants est en mode muet et ceux-ci sont mis en attente jusqu'à ce que l'organisateur clique sur Démarrer la diffusion. Ils rejoignent alors le webinaire en mode écoute seule.

Q :
Des services audio intégrés gratuits sont-ils également disponibles ? Comment s'inscrire ?

Oui ! Avec notre service OpenVoice Integrated, vous pouvez offrir aux participants l'accès à l'audioconférence par VoIP, par appel payant ou par appel gratuit sans aucun matériel supplémentaire. Le fait de ne pas utiliser exclusivement les services gratuits vous permet d'économiser de l'argent tout en ayant la possibilité d'attirer des participants qui ne souhaitent pas payer les appels longue distance.

 

Si vous souhaitez vous abonner au service OpenVoice Integrated avec des numéros d'appel gratuits dans plus de 50 pays, ou pour toutes vos questions sur le service OpenVoice Integrated, n'hésitez pas à nous appeler au 0800 77808.

Q :
Combien de personnes peuvent parler en même temps durant l'appel ?

Les fonctions audio intégrées payantes et VoIP permettent de réactiver le son pour 25 participants et leur permettre de parler à tout moment dans GoToMeeting et GoToWebinar. Il en est de même quand vous utilisez le service d'appels gratuits OpenVoice Integrated.

 

Dans GoToTraining, les 200 personnes peuvent être actives et parler en même temps. (Combinaison entre des participants en mode VoIP et par téléphone).

Q :
Puis-je désactiver et réactiver le son de tous les participants à la fois ?

GoToMeeting : vous pouvez désactiver et rétablir le son de tous les participants individuellement ou collectivement.

GoToWebinar : vous pouvez désactiver le microphone de tous les participants d'un seul clic mais vous ne pouvez pas activer le microphone pour tous. Vous pouvez également désactiver et réactiver individuellement le son de 25 participants au maximum.

GoToTraining : vous pouvez désactiver et rétablir le son de tous les participants en un clic.

Q :
Puis-je désactiver et réactiver le son de participants individuellement ?

Oui. Vous pouvez désactiver/rétablir le son d'un seul participant si ce dernier a entré son code PIN audio. Il vous suffit de cliquer sur l'icône microphone ou téléphone en regard de son nom dans la liste des participants.

Q :
Puis-je utiliser mes propres numéros d'accès gratuits pour tous mes webinaires, réunions et sessions de formation ?

Oui. En tant qu'organisateur, vous pouvez régler facilement vos paramètres de téléconférence sur la page Mon compte.

 

Sous Service de téléconférence, sélectionnez l'option Service de téléconférence privé. Saisissez ensuite le numéro d'accès et mot de passe du service d’appel gratuit que vous souhaitez utiliser dans les champs Numéro de téléphone de l'organisateur et Code d'accès. Saisissez le numéro d'accès de participant et mot de passe du service d’appel gratuit que vous souhaitez utiliser dans les champs Invité et Participant.

Q :
Est-ce que Citrix propose une audioconférence autonome ?

Oui ! Nous proposons des services audio OpenVoice pour assurer des conférences téléphoniques de haute fiabilité. OpenVoice se démarque des autres services de conférence téléphoniques par sa grande simplicité d'utilisation : des salles de conférence sans réservation et toujours actives contrôlées par le biais de votre navigateur Web. Chacun peut héberger une téléconférence sans devoir recourir à des modérateurs externes onéreux. Rendez-vous sur www.openvoice.com pour en savoir plus.

Q :
Quelle configuration de microphone ou de haut-parleurs recommandez-vous pour obtenir la meilleure qualité sonore en mode VoIP ?

Pour une qualité de son optimale, nous vous recommandons un casque USB connecté à votre ordinateur, ou un casque d'écoute USB et un microphone autonome branchés à votre ordinateur. Les versions analogiques sont correctes, mais loin d'être idéales. Le microphone et les haut-parleurs intégrés à votre ordinateur portable ou webcam USB ne nous permettent pas d'obtenir des résultats satisfaisants.

Q :
Puis-je tester la qualité d'installation de mon microphone et de mes haut-parleurs avant une réunion ?

Oui. Il vous suffit de cliquer sur l'icône GoToMeeting dans la zone de notification et de sélectionner Préférences. Sélectionnez ensuite Audio et, dans les menus déroulants, choisissez les périphériques que vous souhaitez tester.

Q :
Où puis-je obtenir de l'aide pour les problèmes concernant les fonctions audio ?

Si personne ne peut vous entendre, voici quelques conseils :

 

-Avez-vous composé le bon numéro ? Veuillez composer de nouveau le numéro pour participer à la conférence.

 

-Vérifiez que vous avez sélectionné les bonnes options audio. Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser un microphone et des haut-parleurs lorsque l'option « Utiliser le téléphone » est sélectionnée.

 

-Avez-vous démarré la diffusion ? Si vous utilisez le service de conférence téléphonique de GoToWebinar, vous devez cliquer sur Démarrer la diffusion dans le panneau de configuration de l'organisateur ou composer *1 sur le clavier de votre téléphone pour démarrer la conférence.

 

-Les périphériques audio corrects sont-ils sélectionnés dans votre menu Préférences de GoToMeeting (ou Audio, sur un Mac) ?

 

-Si vous utilisez un microphone avec un bouton Couper/activer, vérifiez que celui-ci est bien activé.

 

-Le volume des haut-parleurs du participant est-il trop bas ?

 

-Si vous utilisez un microphone et des haut-parleurs, votre connexion internet est peut-être trop lente. (Une connexion Internet haut débit est recommandée pour les transmissions VoIP).

 

Si vous rencontrez toujours des problèmes audio, contactez l'assistance clientèle mondiale.

Enregistrement et relecture
Q :
Comment enregistrer une réunion, un webinaire ou une session de formation ?

Sur le tableau de bord de l'organisateur, cliquez sur le menu Affichage et sélectionnez Enregistrement pour ouvrir le panneau Enregistrement. Cliquez sur le bouton Paramètres du panneau Enregistrement et vérifiez que vos options audio et vidéo sont correctement configurées. Cliquez sur OK pour enregistrer les nouveaux paramètres. Puis cliquez sur le bouton Démarrer l'enregistrement pour démarrer l'enregistrement.

 

Cliquez sur Arrêter l'enregistrement pour suspendre ou arrêter complètement l'enregistrement. Si vous cliquez à nouveau sur Démarrer l'enregistrement, l'enregistrement reprend dans le même fichier.

 

Remarque : l'enregistrement audio démarre dès que l'organisateur clique sur Démarrer l'enregistrement. Cependant, l'enregistrement de l'écran ne démarre pas avant que le présentateur ne commence à montrer son écran.

Q :
Comment enregistrer l'audio à l'aide de la fonctionnalité audio intégrée ?

Pour enregistrer la partie audio des réunions utilisant les fonctionnalités GoToMeeting de téléphonie ou VoIP, votre ordinateur doit disposer d'une carte son. (Si vous entendez de la musique sur votre ordinateur, cela signifie qu'une carte son est installée). L'audio que vos participants et vous-même transmettez par téléphone ou VoIP (à l'aide du microphone connecté à votre ordinateur) est ensuite enregistré automatiquement lorsque vous cliquez sur le bouton Démarrer l'enregistrement.

Q :
Puis-je enregistrer une réunion, un webinaire ou une session de formation à l'aide de mon propre service audio ?

Oui ! Pour enregistrer le son d'un service audio autre que les fonctionnalités audio intégrées de GoToMeeting, vous devez disposer d'une carte son et d'un périphérique d'entrée audio comme un microphone. Si vous enregistrez une téléconférence, vous pouvez positionner votre microphone près du téléphone, ou utiliser un adaptateur pour enregistrer sur votre téléphone et une prise d'entrée reliée à la carte son de votre ordinateur.

Q :
Puis-je enregistrer les flux vidéo de webcam présentés lors d'une réunion, d'un webinaire ou d'une session de formation en ligne ?

L'enregistrement vidéo est actuellement indisponible pour notre fonctionnalité HDFaces. Cependant, vous pouvez enregistrer les partages d'écran et l'audio de votre réunion.

Q :
Les utilisateurs de Mac peuvent-ils visionner les réunions, webinaires et sessions de formation enregistrés sur un PC ?

Oui, les utilisateurs de Mac peuvent visionner les réunions enregistrées par des utilisateurs de PC, à la seule condition que les fichiers de réunion sauvegardés aient été convertis au format Windows Media, une action qui doit être sélectionnée par l'organisateur préalablement aux enregistrements.

Q :
Comment puis-je convertir mes enregistrements au format du lecteur Windows Media ?

Pour convertir une réunion enregistrée par un utilisateur de PC au format Windows Media Player, l'organisateur de la réunion doit sélectionner l'option Convertir au format Windows Media Player dans la boîte de dialogue Préférences d'enregistrement avant l'enregistrement de la réunion.

 

Pour accéder à cette option, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône GoToMeeting de la barre d'état système, sélectionnez Préférences puis Enregistrement. Ou, si une réunion est ouverte, cliquez sur Fichier en haut du panneau de configuration, sélectionnez Préférences puis Enregistrement. Sélectionnez ensuite Convertir au format Windows Media Player.

 

GoToMeeting convertira ensuite l'enregistrement de la réunion en un fichier Windows Media Player à l'issue de la réunion pour éviter de ralentir le fonctionnement de l'ordinateur durant la réunion.

Q :
Comment sauvegarder une réunion, un webinaire ou une session de formation enregistrés ?

Les enregistrements sont sauvegardés automatiquement à l'emplacement indiqué dans l'onglet Enregistrement de vos préférences GoToMeeting lorsque vous quittez ou terminez une réunion. Les réunions impromptues seront désignées par la date et l'heure du meeting, suivies des mots Se réunir maintenant ; les réunions planifiées possèdent un nom indiquant le sujet de la réunion. Remarque : vous ne pouvez pas modifier l'emplacement de l'enregistrement sauvegardé une fois que vous avez appuyé sur le bouton Enregistrer. Si vous ne parvenez pas à retrouver votre enregistrement, vérifiez l'emplacement indiqué dans l'onglet « Sauvegarder dans : » de vos préférences d'enregistrement.

Q :
Où mes enregistrements sont-ils conservés ?

Par défaut, les réunions sont enregistrées dans le dossier Mes documents d'un PC ou le dossier /Utilisateurs//Documents/Enregistrements d'un Mac. Vous pouvez modifier cet emplacement uniquement avant le début de l'enregistrement. Nous vous conseillons de choisir un emplacement disposant d'au moins 1,0 Go d'espace disponible pour l'enregistrement.

Q :
Comment lire une réunion, un webinaire ou une session de formation que je viens d'enregistrer ?

Si vous ne l'avez pas encore fait, terminez la réunion que vous enregistrez. GoToMeeting sauvegardera automatiquement votre fichier avec l'heure et la date indiquée après le nom que vous avez attribué à la réunion lors de sa programmation. Les réunions impromptues seront désignées par la date et l'heure du meeting, suivies du bouton « Se réunir maintenant ».

 

Accédez au répertoire inscrit dans le champ Enregistrer sous de l'onglet Préférences d'enregistrement.

Cliquez sur le nom du fichier pour démarrer le replay.

Agrandissez la fenêtre de visionnage pour une qualité optimale.

*Pour visionner une réunion enregistrée au format GoToMeeting, vous devez installer GoToMeeting ou télécharger le codec GoToMeeting correspondant à l'adresse : http://www.gotomeeting.com/codec.

**Pour visionner une réunion enregistrée au format Windows Media, vous devez attendre que la conversion soit terminée. GoToMeeting convertit la réunion enregistrée au format Windows Media Player une fois la réunion terminée afin d'éviter de ralentir l'ordinateur pendant la réunion.

Q :
Puis-je modifier un enregistrement ?

La fonction Enregistrement du bureau et relecture GoToMeeting vous permet d'enregistrer les réunions et de les conserver telles quelles. Pour éditer ces fichiers, vous pouvez faire appel au logiciel de votre choix.

Q :
Puis-je envoyer un enregistrement par e-mail ?

Selon leur taille, les enregistrements de réunions peuvent être compressés et envoyés par e-mail, transférés via FTP ou mis en ligne sur un site Web. Les destinataires doivent disposer du Lecteur Windows Media version 9.0 ou ultérieure pour pouvoir visionner une réunion enregistrée sur PC. Si la réunion est envoyée au format GoToMeeting, les destinataires doivent disposer du logiciel GoToMeeting sur leur ordinateur ou installer le codec GoToMeeting à l'adresse http://www.gotomeeting.com/codec.

 

Remarque : les utilisateurs Mac ne peuvent visionner les réunions PC que si elles ont été enregistrées au format Windows Media. Ils peuvent être amenés à cliquer sur un bouton pour installer les composants Windows Media pour QuickTime avant la lecture.

 

Sécurité
Q :
Les solutions GoToMeeting, GoToWebinar et GoToTraining sont-elles sécurisées ?

Oui, vos réunions en ligne, webinars et sessions de formation sont entièrement privés et sécurisés. Toutes nos solutions sont dotées d'un système de chiffrement SSL (Secure Sockets Layer) et AES (Advanced Encryption Standard) 128 bits de bout en bout. Aucune information non codée n'est stockée dans votre système.

Q :
Comment GoToMeeting, GoToWebinar et GoToTraining fonctionnent avec des pare-feux ?

Nos solutions requièrent des connexions sortantes HTTP pour activer des sessions de partage en toute transparence malgré la présence de pare-feux d'entreprise. Dans la plupart des cas, les organisateurs et participants peuvent se connecter aux serveurs Citrix sans reconfigurer les paramètres de leur pare-feu.

Q :
Mon ordinateur peut-il être infecté par un virus durant le téléchargement du logiciel ou la participation à la session ?

Non, ni les organisateurs, ni les participants ne peuvent être exposés à des virus lorsqu'ils téléchargent notre logiciel. Nous surveillons en permanence notre environnement de développement afin de détecter les virus et logiciels malveillants. De plus, tous nos logiciels téléchargeables sont signés numériquement afin d'empêcher toute manipulation par des tiers. Le message d'avertissement suivant : « les clients peuvent voir à quel moment le logiciel est installé » est un message par défaut affiché par leur navigateur à chaque fois qu'ils téléchargent un fichier exécutable.

Q :
Dois-je configurer mon navigateur pour qu'il accepte les cookies afin d'utiliser votre site Web ?

Vous pouvez visiter notre site Web sans activer les cookies. Cependant, si vous avez besoin de vous connecter à un compte pré-existant, il vous faudra ajuster les paramètres de confidentialité de votre navigateur pour accepter les cookies. Nous utilisons principalement les cookies pour vous fournir un accès sécurisé à votre compte.

Facturation et annulation
Q :
Comment puis-je changer mon mot de passe ?

Connectez-vous à votre compte et cliquez sur Mon compte. Saisissez votre mot de passe actuel, puis ressaisissez un nouveau mot de passe à l'endroit indiqué. Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications en bas de la page.

 

Remarque : les mots de passe doivent comporter au moins 8 caractères et comprendre à la fois des caractères alphabétiques et numériques.

 

Mot de passe oublié ?

Q :
Comment puis-je annuler mon évaluation gratuite ?

Pour une annulation en ligne à tout moment pendant la période d'évaluation gratuite, connectez-vous, sélectionnez Mon compte et cliquez sur le bouton Annuler après la période d'évaluation. Sur la page d'annulation après évaluation, cliquez sur le bouton Annuler après la période d’évaluation. Votre compte expirera à la fin de votre période d'évaluation gratuite. Sinon, il se peut que vous soyez abonné automatiquement à la fin de votre période d'évaluation gratuite au tarif d'un abonnement mensuel.

Q :
Comment puis-je annuler mon forfait d'abonnement payant ?

Pour annuler votre forfait d'abonnement payant, connectez-vous et rendez-vous sur la page Informations de facturation ou la page Mon compte. Sélectionnez l'option « Non, veuillez annuler mon abonnement... » et cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications. Votre service étant forfaitaire, il se poursuivra jusqu'à la fin de la période d'abonnement que vous avez payée. À ce moment-là, votre plan sera interrompu et ne sera plus renouvelé.

Q :
Comment puis-je changer de forfait ou de produits ?

Vous pouvez à tout moment modifier votre forfait en ligne. Connectez-vous à votre compte et cliquez sur Mon compte puis sur le lien Choix de forfaits ou Changer de forfait.

 

Vous pouvez également contacter l'Assistance clientèle mondiale pour vous aider à effectuer les réglages nécessaires sur votre compte.

Q :
Puis-je passer à un niveau de participants GoToWebinar ou GoToTraining différent sans que cela n'affecte mes webinaires ou sessions de formation futurs ?

Oui. La modification de votre plan forfait n'a aucune incidence sur vos webinars ou vos sessions de formation déjà prévu(e)s. Par exemple, si vous avez plus de personnes inscrites que de salles à disposition, vous pourrez modifier le nombre de participants maximum avant l'événement programmé.

Pour changer de forfait, connectez-vous à votre compte et cliquez sur Mon compte puis sur le lien Choix de forfaits ou Changer de forfait.

Q :
Quels sont les frais applicables en cas de modification de mon forfait ?

Lorsque vous apportez une modification à votre forfait, votre facturation est automatiquement réajustée et calculée au prorata du solde courant crédité sur votre compte. Une fois les modifications effectuées, vous recevrez un e-mail de confirmation.

 

Si votre nouveau forfait fait augmenter le prix de votre inscription, vous serez invité à saisir un mode de paiement. Une fois le paiement validé, vous aurez accès instantanément aux fonctionnalités du nouveau forfait. La date de facturation de votre abonnement sera modifiée de manière à refléter la date de modification de votre forfait.

Si votre compte dispose d'un crédit et que vous souhaitez demander un remboursement, veuillez contacter l'Assistance clientèle mondiale.

Q :
Mon compte a expiré. Comment le réactiver ?

Connectez-vous à votre compte. Si votre compte a expiré, vous serez automatiquement transféré vers la page « Choix de forfait » dans la rubrique « Mon compte ». Il vous suffit de sélectionner le forfait que vous souhaitez, de cliquer sur Continuer et d'entrer vos informations de facturation. Votre compte sera réactivé immédiatement.

Q :
Comment puis-je vérifier les frais facturés sur mon compte ?

Vous pouvez vérifier l'historique de votre compte en vous connectant et en vous rendant sur la page Historique du compte.

Q :
Qui dois-je contacter en cas de question concernant la facturation ou pour demander un remboursement ?
Q :
Comment puis-je modifier une carte de crédit ou mettre à jour les informations de facturation sur mon compte ?

Connectez-vous et sélectionnez la page Informations de facturation pour afficher ou mettre à jour votre carte bancaire ou autres informations de facturation relatives à votre compte.

Q :
Un reçu m'est-il délivré pour mon achat ?

Tous vos reçus sont stockés dans votre page Historique du compte. Vous recevrez également un reçu par e-mail pour votre premier achat d'abonnement, à chaque renouvellement et à chaque modification de votre forfait.

Organiser une audioconférence autonome
Q :
À quoi peut servir une conférence audio OpenVoice ?

Une conférence audio OpenVoice permet de vous mettre en contact à tout moment avec d'autres personnes grâce à une fonctionnalité autonome de conférence sans réservation pouvant accueillir jusqu'à 500 participants sans l'assistance d'un opérateur. Nos commandes web à la fois simples d'utilisation et intuitifs permettent d'animer très facilement des conférences audio. Vous pouvez commencer une conférence téléphonique immédiatement depuis un téléphone, ou en programmer une pour plus tard sur le web ou par le biais d'Outlook.

Q :
Qu'entend-on par « sans réservation » ou « conférence téléphonique spontanée » ?

Les conférences téléphoniques sans réservation ou spontanées signifient que vous n'avez pas besoin de planifier ou de réserver de créneau pour une réunion. En tant qu'organisateur de la réunion, vous pouvez organiser des réunions 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an.

Q :
En quoi une conférence audio OpenVoice se démarque-t-elle des produits concurrents ?

Conférence audio OpenVoice :

· propose des tarifs bas sans frais supplémentaires pour des conférences audio fiables et de haute qualité.

· donne aux administrateurs un contrôle total sur les utilisateurs finaux, avec une fourniture de service en temps réel et une gestion des centres de coûts.

· inclut une interface facile à utiliser comportant une fonctionnalité d'enregistrement ainsi que des commandes audio et des commandes pour le conférencier actif.

Q :
Comment s'inscrire ?

Si vous souhaitez acheter OpenVoice pour vos conférences audio, si vous avez besoin d'une démonstration, d'informations tarifaires ou si vous avez des questions sur ce service, veuillez contacter le service commercial au 0800 77808 ou l'une de nos succursales internationales.

Q :
Quel est le modèle de tarification pour les comptes professionnels ?

Nos tarifs OpenVoice sont calculés par minute. Contacter le service commercial au 0800 77808 pour des informations tarifaires.

Q :
Vous envisagez l'ajout de nouveaux pays au service d'appels internationaux payants et gratuits ?

Sur demande de nos clients, nous ajoutons en permanence de nouveaux indicatifs téléphoniques internationaux. Si votre demande concerne un pays spécifique qui n'est pas encore référencé, veuillez contacter un responsable commercial ou votre responsable de compte.

Q :
Comment fonctionnent les numéros d'appels internationaux gratuits ?

Les numéros d'accès internationaux gratuits sont uniquement disponibles pour un participant précis dans un pays donné.

 

Par exemple, seuls des participants situés en Belgique peuvent composer le numéro d'appel international gratuit prévu pour la Belgique. Le ou les numéros d'appels internationaux gratuits pour la Belgique ne fonctionnent pas pour les participants des autres pays.

Q :
Quelles sont les différentes façons me permettant de démarrer ou de planifier une conférence téléphonique ?

Vous pouvez démarrer ou programmer une conférence téléphonique de trois façons différentes :

 

Par téléphone

· Composez l'indicatif international approprié figurant dans la liste des pays.

· Entrez le numéro de votre salle de conférence et votre code PIN de modérateur.

· Confiez le numéro d'appel ainsi que le numéro de la salle de conférence aux participants – aucune réservation n'est nécessaire.

 

Par Outlook

· Vérifiez que le plug-in OpenVoice Outlook est installé.

· Dans Outlook, cliquez sur le bouton Planifier une conférence OpenVoice.

 

Sur notre site Web

· Connectez-vous et cliquez sur Inviter et planifier sous Mes conférences.

· Ajoutez les noms et adresses électroniques de vos contacts.

· Composez l'indicatif international approprié figurant dans la liste des pays.

· Entrez le numéro de votre salle de conférence et votre code PIN de modérateur.

Q :
Comment fonctionne le plug-in Outlook ?

Le module complémentaire Outlook vous permet de planifier des conférences audio OpenVoice directement depuis votre calendrier Outlook.

 

Pour pouvoir l'utiliser, vérifiez que le plug-in OpenVoice Outlook est installé. Ensuite, cliquez sur le bouton Planifier une conférence OpenVoice dans Outlook.

Q :
Faut-il se connecter au site Web OpenVoice pour planifier, conduire ou contrôler une conférence audio OpenVoice ?

Non, l'organisateur d'une salle de conférence n'a pas besoin de s'inscrire sur un site Web pour planifier, animer ou contrôler une conférence téléphonique. OpenVoice est un service de conférence sans réservation fournissant à chaque organisateur un nombre prédéterminé de numéros d'accès, une salle de conférence et un code PIN d'organisateur à utiliser à n'importe quel moment. L'organisateur peut gérer un appel en utilisant soit les commandes du téléphone, soit les commandes web.

 

Cependant, l'utilisation du portail web de l'organisateur présente des avantages. Il comprend des commandes Web pour l'audio, la main levée, l'édition de rapports sur l'utilisation et la planification sur le Web, autant d'outils qui facilitent la gestion de vos réunions.

Q :
L'organisateur peut-il créer un code PIN de sécurité pour chaque réunion ?

Oui. Les organisateurs peuvent activer la fonctionnalité de code PIN de sécurité en cliquant sur Oui en regard de l'option « Appliquer un code de sécurité par session défini par l’hôte ». Vous pouvez voir l'onglet Paramètres quand vous vous connectez en tant qu'organisateur.

Q :
Est-il possible d'attribuer un code de facturation aux conférences téléphoniques ?

Oui, une fonctionnalité de code de facturation est disponible. La fonctionnalité du code de facturation permet à l'organisateur d'entrer un numéro avant le début de la réunion. L'organisateur peut aussi établir un code de facturation par défaut sur le portail en ligne. Ce numéro apparaîtra alors à la fin du cycle de facturation pour les réunions avec lesquelles il est associé.

 

La fonctionnalité du code de facturation permet aux entreprises d'utiliser et de classer les données de facturation aux fins de refacturation.

Q :
Une fonctionnalité de liste de présence est-elle disponible ?

Oui. L'organisateur peut activer l'option Liste de présence sur la page Paramètres à condition de se connecter en tant qu'organisateur.

 

L'organisateur peut réécouter les interventions de tous les participants ayant assisté à la conférence téléphonique en composant le #3 sur son téléphone.

Q :
Une conférence téléphonique peut-elle avoir plusieurs organisateurs ?

Oui, plusieurs organisateurs peuvent s'inscrire à la même conférence téléphonique. Cependant, un seul code PIN d'organisateur et une seule salle de conférence peuvent être utilisés pour participer à une conférence.

 

Remarque : quand plusieurs organisateurs rejoignent la réunion en indiquant la salle de conférence et le code PIN réservés à l'organisateur, ils apparaissent dans la liste des participants en ligne en qualité d'organisateurs.

Q :
Existe-t-il une possibilité de couper le son de tous les autres participants ?

Le mode Discours désactive le son de tous les participants de la conférence à l'exception de celui du ou des organisateurs. La plupart des perturbations sonores qui se font entendre lors des conférences sont dues à des bruits de fond ou au fait que plusieurs participants parlent en même temps. Avec le mode discours, tous les sons des participants sont désactivés à l'exception de celui de l'organisateur, ce qui permet d'améliorer la qualité sonore de la conférence. L'organisateur peut activer cette fonctionnalité en composant le *8 sur son téléphone.

 

L'activation de cette fonctionnalité une seule fois active le mode discours, mais les participants peuvent le désactiver à tout moment pour pouvoir s'exprimer.

L'activation de cette fonctionnalité deux fois de suite active le mode discours, mais empêche cette fois les participants de désactiver ce mode eux-mêmes.

L'activation de cette fonctionnalité trois fois de suite désactive le mode discours.

Q :
Les participants dont le son est coupé peuvent-ils demander de le rétablir ?

La fonctionnalité de la main levée permet aux participants dont le son est désactivé de demander la parole, lorsque la conférence est en mode discours. Le participant active la fonctionnalité main levée en composant le *9 sur son téléphone. Une icône représentant une main jaune apparaît alors sur l'écran de contrôle de l'organisateur pour l'avertir qu'un participant souhaite prendre la parole.

Q :
L'organisateur peut-il consulter sa consommation de données ?

Le portail Web de l'organisateur affiche les données d'utilisation uniquement pour sa salle de conférence.

 

En accédant à l'historique d'utilisation et au résumé d'utilisation, l'organisateur peut consulter une analyse des données d'utilisation par réunion pour le mois passé, les trois derniers ou les six derniers mois.

Q :
La durée d'une conférence téléphonique est-elle limitée ?

Non, cependant la durée maximale d'une conversation téléphonique individuelle dépend des entreprises de télécommunications qui acheminent la conférence sur votre téléphone. Cela est particulièrement valable pour les conversations téléphoniques internationales, car les appels transitent dans ce cas par plusieurs entreprises de télécommunications avant d'être connectés à OpenVoice. En général, pour les appels payants aux États-Unis, nos entreprises de télécommunications assurent des appels d'au moins 6 heures. Pour les appels gratuits aux États-Unis, nos entreprises de télécommunications assurent des appels d'au moins neuf heures.

Q :
Une option d'assistance par opérateur est-elle disponible ?

Non. Les conférences OpenVoice sont sans réservation et ne requièrent pas l'assistance d'un opérateur. Nos commandes Web vous permettent d'animer facilement des conférences de grande envergure.

Q :
L'écoute des enregistrements est-elle facturée à part ?

Non, l'organisateur peut télécharger l'enregistrement en format MP3 sur son ordinateur local dès la fin de la réunion et l'envoyer aux participants.

Q :
Pendant combien de temps les enregistrements sont-ils stockés en ligne ?

L'enregistrement sera conservé gratuitement pendant 365 jours (12 mois) maximum.

Q :
Quelle est la durée maximale d'une conférence téléphonique enregistrée ?

Le système peut enregistrer jusqu'à quatre heures de conférence téléphonique, même si l'enregistrement n'est pas continu. L'organisateur peut arrêter/démarrer l'enregistrement plusieurs fois lors de la conférence téléphonique pendant une période de quatre heures, cela ne l'empêchera pas de générer un seul fichier d'enregistrement. Toutefois, pour les conférences de plus de quatre heures, l'enregistrement peut être redémarré instantanément à la fin de cette période.

Q :
Au bout de combien de temps l'enregistrement est-il mis à disposition à l'issue d'une conférence téléphonique ?

L'enregistrement est disponible environ 30 minutes après la fin de la conférence téléphonique. Les enregistrements particulièrement longs peuvent cependant demander un délai supplémentaire.

Q :
L'organisateur peut-il attribuer des noms ou des titres aux enregistrements de conférence téléphonique via le portail dédié aux organisateurs ?

Oui, il est possible de donner un nom à chaque enregistrement.

Q :
Comment télécharger une conférence téléphonique enregistrée ?

En tant qu'organisateur, vous trouverez tous les enregistrements de vos conférences sur la page Enregistrements. L'enregistrement est sauvegardé au format MP3 et peut être téléchargé sur votre ordinateur.

Q :
Mon compte peut-il avoir plus d'un administrateur ?

Oui, plusieurs administrateurs sont autorisés à gérer l'intégralité d'un compte ou des groupes spécifiques.

Q :
Un administrateur peut-il créer des noms de groupe personnalisés ?

Oui, un administrateur peut utiliser des caractères alphanumériques pour donner un nom à un groupe, à un service ou à un centre de coûts.

Q :
Les modifications des préférences dans l'administration centrale changent-elles toutes les préférences de l'organisateur ?

Les modifications apportées aux paramètres utilisateur dans l'administration centrale sont uniquement appliquées aux comptes « nouvel utilisateur » créés après la modification. Les paramètres utilisateur modifiés dans l'administration centrale ne concernent pas les comptes organisateur créés préalablement. Vous pouvez cependant apporter des modifications de vos préférences aux comptes organisateur existants en contactant votre administrateur de compte.

Q :
Qu'est-ce que les commandes téléphoniques et quelles sont-elles ?

Les commandes du téléphone organisateur sont les fonctions de contrôle du téléphone/clavier de numérotation permettant de gérer la conférence téléphonique.

 

Les commandes du téléphone sont les suivantes :

*1 Menu de fonctionnalités de lecture

*2 Couper ou rétablir le son de la ligne de l'organisateur.

*5 Entendre le nombre d'appelants.

*6 Verrouiller ou déverrouiller la conférence de façon à ce que des participants supplémentaires puissent ou ne puissent pas s'y joindre.

*7  Démarrer ou arrêter l'enregistrement de la conférence.

*8  Mode discours : couper ou rétablir le son de toutes les lignes à l'exception de celle de l'hôte et autoriser la fonction « Main levée ».

En numérotant *8 une première fois, vous activez le mode lecture, mais les participants peuvent toujours le désactiver pour pouvoir s'exprimer.

En numérotant *8 une seconde fois, vous activez le mode lecture, mais empêchez les participants de désactiver ce mode eux-mêmes.

Appuyer sur *8 une troisième fois désactive le mode discours.

 

N° 1  Activer/désactiver les bips d'entrée/sortie.

N° 2  Permettre à la conférence de se poursuivre après que l'organisateur a raccroché.

N° 3  Liste de présence des participants (si l'option est activée)

 

Vous pouvez également consulter la liste complète des commandes du téléphone et des commandes web en vous connectant sur www.openvoice.com avec vos identifiants d'organisateur.

Q :
En tant que participant à une conférence téléphonique, comment gérer ma ligne ?

*1  Menu de fonctionnalités de lecture.
*2  Couper ou rétablir le son de votre ligne participant.
*5  Entendre le nombre d'appelants.
*9  Lever la main pour poser une question (en mode discours).

Q :
J'ai oublié mon mot de passe. Comment puis-je récupérer mon mot de passe ?

Pour récupérer votre mot de passe :

1. Accédez à la page Mot de passe oublié.

2. Saisissez l'adresse e-mail que vous utilisez habituellement pour vous connecter à votre compte.

3. Cliquez sur Continuer pour recevoir un e-mail contenant un lien pour créer un nouveau mot de passe.

Q :
Comment fermer mon compte ?

Pour annuler votre compte, veuillez contacter votre responsable de compte ou l'assistance clientèle mondiale pour obtenir de l'aide, au 0800 715 02 (numéro vert) ou appelez directement le +1 805 617 7017.

Q :
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