VOUS AVEZ DES QUESTIONS.
Nous avons les réponses.

Tenir une conférence audio
Q :
À quoi peut servir une conférence audio OpenVoice ?

Une conférence audio OpenVoice permet de vous mettre en contact à tout moment avec d'autres personnes grâce à une fonctionnalité autonome de conférence sans réservation pouvant accueillir jusqu'à 500 participants sans l'assistance d'un opérateur. Nos commandes web à la fois simples d'utilisation et intuitifs permettent d'animer très facilement des conférences audio. Vous pouvez commencer une conférence téléphonique immédiatement depuis un téléphone, ou en programmer une pour plus tard sur le web ou par le biais d'Outlook.

Q :
Qu'entend-on par « sans réservation » ou « conférence téléphonique spontanée » ?

Les conférences téléphoniques sans réservation ou spontanées signifient que vous n'avez pas besoin de planifier ou de réserver de créneau pour une réunion. En tant qu'organisateur de la réunion, vous pouvez organiser des réunions 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an.

Q :
En quoi une conférence audio OpenVoice se démarque-t-elle des produits concurrents ?

Conférence audio OpenVoice :

· propose des tarifs bas sans frais supplémentaires pour des conférences audio fiables et de haute qualité.

· donne aux administrateurs un contrôle total sur les utilisateurs finaux, avec une fourniture de service en temps réel et une gestion des centres de coûts.

· inclut une interface facile à utiliser comportant une fonctionnalité d'enregistrement ainsi que des commandes audio et des commandes pour le conférencier actif.

Q :
Comment s'inscrire ?

Si vous souhaitez acheter OpenVoice pour vos conférences audio, si vous avez besoin d'une démonstration, d'informations tarifaires ou si vous avez des questions sur ce service, veuillez contacter le service commercial au 0800 77808 ou l'une de nos succursales internationales.

Q :
Quel est le modèle de tarification pour les comptes professionnels ?

Nos tarifs OpenVoice sont calculés par minute. Contacter le service commercial au 0800 77808 pour des informations tarifaires.

Q :
Vous envisagez l'ajout de nouveaux pays au service d'appels internationaux payants et gratuits ?

Sur demande de nos clients, nous ajoutons en permanence de nouveaux indicatifs téléphoniques internationaux. Si votre demande concerne un pays spécifique qui n'est pas encore référencé, veuillez contacter un responsable commercial ou votre responsable de compte.

Q :
Comment fonctionnent les numéros d'appels internationaux gratuits ?

Les numéros d'accès internationaux gratuits sont uniquement disponibles pour un participant précis dans un pays donné.

 

Par exemple, seuls des participants situés en Belgique peuvent composer le numéro d'appel international gratuit prévu pour la Belgique. Le ou les numéros d'appels internationaux gratuits pour la Belgique ne fonctionnent pas pour les participants des autres pays.

Q :
Quelles sont les différentes façons me permettant de démarrer ou de planifier une conférence téléphonique ?

Vous pouvez démarrer ou programmer une conférence téléphonique de trois façons différentes :

 

Par téléphone

· Composez l'indicatif international approprié figurant dans la liste des pays.

· Entrez le numéro de votre salle de conférence et votre code PIN de modérateur.

· Confiez le numéro d'appel ainsi que le numéro de la salle de conférence aux participants – aucune réservation n'est nécessaire.

 

Par Outlook

· Vérifiez que le plug-in OpenVoice Outlook est installé.

· Dans Outlook, cliquez sur le bouton Planifier une conférence OpenVoice.

 

Sur notre site Web

· Connectez-vous et cliquez sur Inviter et planifier sous Mes conférences.

· Ajoutez les noms et adresses électroniques de vos contacts.

· Composez l'indicatif international approprié figurant dans la liste des pays.

· Entrez le numéro de votre salle de conférence et votre code PIN de modérateur.

Q :
Comment fonctionne le plug-in Outlook ?

Le module complémentaire Outlook vous permet de planifier des conférences audio OpenVoice directement depuis votre calendrier Outlook.

 

Pour pouvoir l'utiliser, vérifiez que le plug-in OpenVoice Outlook est installé. Ensuite, cliquez sur le bouton Planifier une conférence OpenVoice dans Outlook.

Q :
Faut-il se connecter au site Web OpenVoice pour planifier, conduire ou contrôler une conférence audio OpenVoice ?

Non, l'organisateur d'une salle de conférence n'a pas besoin de s'inscrire sur un site Web pour planifier, animer ou contrôler une conférence téléphonique. OpenVoice est un service de conférence sans réservation fournissant à chaque organisateur un nombre prédéterminé de numéros d'accès, une salle de conférence et un code PIN d'organisateur à utiliser à n'importe quel moment. L'organisateur peut gérer un appel en utilisant soit les commandes du téléphone, soit les commandes web.

 

Cependant, l'utilisation du portail web de l'organisateur présente des avantages. Il comprend des commandes Web pour l'audio, la main levée, l'édition de rapports sur l'utilisation et la planification sur le Web, autant d'outils qui facilitent la gestion de vos réunions.

Q :
L'organisateur peut-il créer un code PIN de sécurité pour chaque réunion ?

Oui. Les organisateurs peuvent activer la fonctionnalité de code PIN de sécurité en cliquant sur Oui en regard de l'option « Appliquer un code de sécurité par session défini par l’hôte ». Vous pouvez voir l'onglet Paramètres quand vous vous connectez en tant qu'organisateur.

Q :
Est-il possible d'attribuer un code de facturation aux conférences téléphoniques ?

Oui, une fonctionnalité de code de facturation est disponible. La fonctionnalité du code de facturation permet à l'organisateur d'entrer un numéro avant le début de la réunion. L'organisateur peut aussi établir un code de facturation par défaut sur le portail en ligne. Ce numéro apparaîtra alors à la fin du cycle de facturation pour les réunions avec lesquelles il est associé.

 

La fonctionnalité du code de facturation permet aux entreprises d'utiliser et de classer les données de facturation aux fins de refacturation.

Q :
Une fonctionnalité de liste de présence est-elle disponible ?

Oui. L'organisateur peut activer l'option Liste de présence sur la page Paramètres à condition de se connecter en tant qu'organisateur.

 

L'organisateur peut réécouter les interventions de tous les participants ayant assisté à la conférence téléphonique en composant le #3 sur son téléphone.

Q :
Une conférence téléphonique peut-elle avoir plusieurs organisateurs ?

Oui, plusieurs organisateurs peuvent s'inscrire à la même conférence téléphonique. Cependant, un seul code PIN d'organisateur et une seule salle de conférence peuvent être utilisés pour participer à une conférence.

 

Remarque : quand plusieurs organisateurs rejoignent la réunion en indiquant la salle de conférence et le code PIN réservés à l'organisateur, ils apparaissent dans la liste des participants en ligne en qualité d'organisateurs.

Q :
Existe-t-il une possibilité de couper le son de tous les autres participants ?

Le mode Discours désactive le son de tous les participants de la conférence à l'exception de celui du ou des organisateurs. La plupart des perturbations sonores qui se font entendre lors des conférences sont dues à des bruits de fond ou au fait que plusieurs participants parlent en même temps. Avec le mode discours, tous les sons des participants sont désactivés à l'exception de celui de l'organisateur, ce qui permet d'améliorer la qualité sonore de la conférence. L'organisateur peut activer cette fonctionnalité en composant le *8 sur son téléphone.

 

L'activation de cette fonctionnalité une seule fois active le mode discours, mais les participants peuvent le désactiver à tout moment pour pouvoir s'exprimer.

L'activation de cette fonctionnalité deux fois de suite active le mode discours, mais empêche cette fois les participants de désactiver ce mode eux-mêmes.

L'activation de cette fonctionnalité trois fois de suite désactive le mode discours.

Q :
Les participants dont le son est coupé peuvent-ils demander de le rétablir ?

La fonctionnalité de la main levée permet aux participants dont le son est désactivé de demander la parole, lorsque la conférence est en mode discours. Le participant active la fonctionnalité main levée en composant le *9 sur son téléphone. Une icône représentant une main jaune apparaît alors sur l'écran de contrôle de l'organisateur pour l'avertir qu'un participant souhaite prendre la parole.

Q :
L'organisateur peut-il consulter sa consommation de données ?

Le portail Web de l'organisateur affiche les données d'utilisation uniquement pour sa salle de conférence.

 

En accédant à l'historique d'utilisation et au résumé d'utilisation, l'organisateur peut consulter une analyse des données d'utilisation par réunion pour le mois passé, les trois derniers ou les six derniers mois.

Q :
La durée d'une conférence téléphonique est-elle limitée ?

Non, cependant la durée maximale d'une conversation téléphonique individuelle dépend des entreprises de télécommunications qui acheminent la conférence sur votre téléphone. Cela est particulièrement valable pour les conversations téléphoniques internationales, car les appels transitent dans ce cas par plusieurs entreprises de télécommunications avant d'être connectés à OpenVoice. En général, pour les appels payants aux États-Unis, nos entreprises de télécommunications assurent des appels d'au moins 6 heures. Pour les appels gratuits aux États-Unis, nos entreprises de télécommunications assurent des appels d'au moins neuf heures.

Q :
Une option d'assistance par opérateur est-elle disponible ?

Non. Les conférences OpenVoice sont sans réservation et ne requièrent pas l'assistance d'un opérateur. Nos commandes Web vous permettent d'animer facilement des conférences de grande envergure.

Q :
L'écoute des enregistrements est-elle facturée à part ?

Non, l'organisateur peut télécharger l'enregistrement en format MP3 sur son ordinateur local dès la fin de la réunion et l'envoyer aux participants.

Q :
Pendant combien de temps les enregistrements sont-ils stockés en ligne ?

L'enregistrement sera conservé gratuitement pendant 365 jours (12 mois) maximum.

Q :
Quelle est la durée maximale d'une conférence téléphonique enregistrée ?

Le système peut enregistrer jusqu'à quatre heures de conférence téléphonique, même si l'enregistrement n'est pas continu. L'organisateur peut arrêter/démarrer l'enregistrement plusieurs fois lors de la conférence téléphonique pendant une période de quatre heures, cela ne l'empêchera pas de générer un seul fichier d'enregistrement. Toutefois, pour les conférences de plus de quatre heures, l'enregistrement peut être redémarré instantanément à la fin de cette période.

Q :
Au bout de combien de temps l'enregistrement est-il mis à disposition à l'issue d'une conférence téléphonique ?

L'enregistrement est disponible environ 30 minutes après la fin de la conférence téléphonique. Les enregistrements particulièrement longs peuvent cependant demander un délai supplémentaire.

Q :
L'organisateur peut-il attribuer des noms ou des titres aux enregistrements de conférence téléphonique via le portail dédié aux organisateurs ?

Oui, il est possible de donner un nom à chaque enregistrement.

Q :
Comment télécharger une conférence téléphonique enregistrée ?

En tant qu'organisateur, vous trouverez tous les enregistrements de vos conférences sur la page Enregistrements. L'enregistrement est sauvegardé au format MP3 et peut être téléchargé sur votre ordinateur.

Q :
Mon compte peut-il avoir plus d'un administrateur ?

Oui, plusieurs administrateurs sont autorisés à gérer l'intégralité d'un compte ou des groupes spécifiques.

Q :
Un administrateur peut-il créer des noms de groupe personnalisés ?

Oui, un administrateur peut utiliser des caractères alphanumériques pour donner un nom à un groupe, à un service ou à un centre de coûts.

Q :
Les modifications des préférences dans l'administration centrale changent-elles toutes les préférences de l'organisateur ?

Les modifications apportées aux paramètres utilisateur dans l'administration centrale sont uniquement appliquées aux comptes « nouvel utilisateur » créés après la modification. Les paramètres utilisateur modifiés dans l'administration centrale ne concernent pas les comptes organisateur créés préalablement. Vous pouvez cependant apporter des modifications de vos préférences aux comptes organisateur existants en contactant votre administrateur de compte.

Q :
Qu'est-ce que les commandes téléphoniques et quelles sont-elles ?

Les commandes du téléphone organisateur sont les fonctions de contrôle du téléphone/clavier de numérotation permettant de gérer la conférence téléphonique.

 

Les commandes du téléphone sont les suivantes :

*1 Menu de fonctionnalités de lecture

*2 Couper ou rétablir le son de la ligne de l'organisateur.

*5 Entendre le nombre d'appelants.

*6 Verrouiller ou déverrouiller la conférence de façon à ce que des participants supplémentaires puissent ou ne puissent pas s'y joindre.

*7  Démarrer ou arrêter l'enregistrement de la conférence.

*8  Mode discours : couper ou rétablir le son de toutes les lignes à l'exception de celle de l'hôte et autoriser la fonction « Main levée ».

En numérotant *8 une première fois, vous activez le mode lecture, mais les participants peuvent toujours le désactiver pour pouvoir s'exprimer.

En numérotant *8 une seconde fois, vous activez le mode lecture, mais empêchez les participants de désactiver ce mode eux-mêmes.

Appuyer sur *8 une troisième fois désactive le mode discours.

 

N° 1  Activer/désactiver les bips d'entrée/sortie.

N° 2  Permettre à la conférence de se poursuivre après que l'organisateur a raccroché.

N° 3  Liste de présence des participants (si l'option est activée)

 

Vous pouvez également consulter la liste complète des commandes du téléphone et des commandes web en vous connectant sur www.openvoice.com avec vos identifiants d'organisateur.

Q :
En tant que participant à une conférence téléphonique, comment gérer ma ligne ?

*1  Menu de fonctionnalités de lecture.
*2  Couper ou rétablir le son de votre ligne participant.
*5  Entendre le nombre d'appelants.
*9  Lever la main pour poser une question (en mode discours).

Q :
J'ai oublié mon mot de passe. Comment puis-je récupérer mon mot de passe ?

Pour récupérer votre mot de passe :

1. Accédez à la page Mot de passe oublié.

2. Saisissez l'adresse e-mail que vous utilisez habituellement pour vous connecter à votre compte.

3. Cliquez sur Continuer pour recevoir un e-mail contenant un lien pour créer un nouveau mot de passe.

Q :
Comment fermer mon compte ?

Pour annuler votre compte, veuillez contacter votre responsable de compte ou le service client mondial au 0800 715 02 (numéro vert) ou au +1 805 617 7017.

Q :
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